Stadthotel Jülich setzt auf Dokumentenmanagement von Ecodms

Im Gastgewerbe fallen täglich eine Vielzahl an Papierdokumenten und digitalen Schreiben an. Angefangen von Buchungsbelegen und Reservierungen, über Dokumente des Einkaufs und der internen und externen Korrespondenz bis hin zu Rechnungen, Verträgen, Gehaltsabrechnungen und zahlreichen anderen Geschäftsdokumenten, gibt es in Hotels ein relativ hohes Papier- und Datenaufkommen.

Zur Reduzierung dieses »Papierkrams« hat sich das Stadthotel Jülich auf die Suche nach einer günstigen, umfassenden, aber für Anwender trotzdem einfachen und verständlichen Archivierungssoftware umgesehen. Man stieß dabei auf das Dokumenten-Management-System (DMS) »ecoDMS« von dem Aachener Softwarehaus ecoDMS.

Dokumentenmanagement erleichtert Arbeitsalltag

Das Stadthotel Jülich hat es sich zum Ziel gesetzt, mit der Einführung eines Archivierungssystems das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Für die Mitarbeiter ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren zu können. Neue Dokumentenprozesse und ein einfaches Ablageverfahren sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Die benötigten Unterlagen müssen sofort, übersichtlich und vor allem zentral zur Verfügung stehen.

Das Ecodms-Dokumenten-Management-System hat sich nach Abschluss der Testphase als die perfekte Software für das Stadthotel Jülich herausgestellt. Für die Mitarbeiter des Hotels ist die Lösung »eine qualitativ hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis und einer kundenorientierten Ausrichtung«.

»ecoDMS« ermöglicht individuelle Klassifizierungsvorlagen

»Das System ist leicht verständlich, gut strukturiert und passt optimal in die bestehenden IT-Infrastrukturen unseres Hauses. Besonders überzeugt haben uns die integrierten Suchfunktionen«, sagt Stefan Lützenkirchen von Renko, die das System beim Stadthotel Jülich installierte. »Bei der Dokumentensuche müssen wir nur noch die passenden Suchbegriffe eingeben und schon werden die gewünschten Informationen angezeigt. Das ist einfach super.«

Auch die Ablage von Papierdokumenten sei jetzt bequemer. Mit dem hoteleigenen Scanner wird die Eingangspost eingescannt. Die Zuordnung im Archiv erfolgt dann mit Ecodms weitgehend automatisch. Durch die Einrichtung von individuellen Klassifizierungsvorlagen würden die Schriftstücke vom System erkannt, selbstständig zugeordnet und sicher archiviert.

Das Stadthotel-Team hat eigenem Bekunden zufolge mit dem Softwarehaus aus Aachen den richtigen Partner in Sachen »Dokumentendigitalisierung« gefunden. »Ecodms ist für uns die perfekte Software«, sagt der IT-Verantwortliche Stefan Lützenkirchen. »Seit wir das System einsetzen, haben wir keinen Zeitverlust mehr durch unnötiges Dokumentensuchen. Unsere Mitarbeiter haben den Umgang mit der neuen Software schnell verstanden. Da wir unser Papier nun größtenteils einscannen, benötigen wir nicht mehr so viele Aktenschränke für die Ablage. Wir freuen uns, auf diese Weise Platz zu sparen.«

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