Steuerfreien Essenszuschuss digital abwickeln

Essens-Quittung fotografieren und hochladen – so einfach lässt sich über die »Lunchit-App« von Spendit ein steuerfreier Essenszuschuss für Mitarbeiter realisieren. Um auch die interne Zuordnung und Abrechnung zu vereinfachen, bietet Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland nun eine direkte Integration in ihre Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Eine entsprechende Integration gibt es auch in das Lohnprogramm von Datev.

Gegenüber der herkömmlichen papiergebundenen Essensmarke hat die digitale Version deutlich an Attraktivität gewonnen. Digitale Essensmarken sind nicht auf bestimmte Akzeptanzpartner beschränkt, sondern lassen sich in allen gastronomischen Einrichtungen und allen Lebensmittel-Geschäften nutzen.

Funktionsweise der digitalen Essensmarke

Nach der Freischaltung der Lunchit-App durch die  Mitarbeiter lässt sich mit dem Smartphone der Mittagsessens-Beleg fotografieren und einreichen. Am vierten Tag des Folgemonats generiert das System eine Datei, die in das Lohnprogramm wie in die Wolters Kluwer-Softwarelösungen »ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung« importiert wird. Die Essenszuschüsse werden dokumentiert und können dem Finanzamt transparent und nachvollziehbar dargestellt werden. Lunchit erfüllt alle Anforderungen der deutschen Finanzbehörden entsprechend der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Auch Missbrauchsprobleme der alten papiergebundenen Essensmarke, wie etwa Häufelung, Verwendung am Wochenende und widerrechtliche Weitergabe an Dritte, sind gänzlich ausgeschlossen.

»Mit Lunchit stellen wir unseren Kunden eine innovative und zeitgemäße Online-Software zur Verfügung, die zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt und mit wenig Administrationsaufwand effizient handhabbar ist – eine smarte Lösung, um die altbewährte Essensmarke ins digitale Zeitalter zu transformieren«, meint Andreas Hermanutz, in der Geschäftsführung der Wolters Kluwer Software und Service GmbH für Produktmanagement und -innovation sowie Marketing verantwortlich. »Sowohl das Unternehmen als auch Mitarbeitende profitieren von der Flexibilität und Einfachheit einer modernen App.« Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden das Mittagessen mit bis zu 6,40 Euro pro Arbeitstag steuerfrei erstatten. Für die Nutzung der App verlangt Splendit monatlich eine Gebühr von 9,90 Euro pro Nutzer. Ähnlich wie Spendit bietet beispielsweise auch Hrmony digitale Essensmarken an.