Studie von Esker zur Automatisierung des Rechnungsausgangs

Um einen aktuellen Status zur Automatisierung bei der Debitorenbuchhaltung beziehungsweise dem Rechnungsausgang zu ermitteln, führte Grohmann Business Consulting im Auftrag vom Cloud-Anbieter für Zahlungsprozesse Esker eine Online-Befragung durch. 132 Teilnehmende aus Unternehmen in Deutschland gaben zwischen März und Mai 2021 zu den drei Teilprozessen Rechnungsausgang, Forderungsmanagement sowie Zahlungseingang Auskunft. Ziel war auch herauszufinden, welche Vorteile mit der Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang verbunden werden, wo derzeit die größten Schwachstellen liegen und wie die zukünftigen Planungen bei der Automatisierung in diesen Bereichen aussehen.

Über 70 Prozent der Debitorenprozesse teilweise automatisiert

Bei allen abgefragten Teilprozessen – Rechnungsausgang, Forderungsmanagement, Zahlungseingang und Zahlungszuordnung – liegt der Anteil der Unternehmen, die diese Prozesse zumindest teilweise automatisiert haben, zwischen 70 und 80 Prozent. »Dieses Ergebnis ist sehr positiv! Es zeigt, dass sich eine klare Mehrheit der Unternehmen in Deutschland mit dem Thema Automatisierung befasst beziehungsweise schon Schritte zur Automatisierung unternommen hat«, kommentiert Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager bei Esker Deutschland, die Ergebnisse. Seiner Meinung nach werde in der Öffentlichkeit oft suggeriert, dass die Unternehmen hierzulande in dieser Hinsicht nicht auf der Höhe der Zeit seien, jedoch spreche dieses Ergebnis eine andere Sprache.

Spezialsoftware relativ selten im Einsatz

Allerdings liegt der Anteil der befragten Unternehmen zwischen 15 und 30 Prozent, die für die genannten Teilprozesse eine spezielle Software einsetzen. »Diese relativ geringen Anteile mögen darin begründet liegen, dass viele Unternehmen Prozesse der Debitorenbuchhaltung mit Software aus anderen Bereichen abdecken. Beispielsweise können viele ERP-Systeme so ausgestattet werden, dass der Rechnungsversand für bestimmte Ausgangskanäle über sie erfolgen kann. Eine Kontierungssoftware kann Bereiche des Forderungsmanagements oder teilweise die Zahlungszuordnung übernehmen. Das führt zu einer Teilautomatisierung ohne spezialisierte Software, die jedoch Schwachstellen aufweisen kann«, meint Arto-Haumacher.

Zeitaufwand nach jetzigem Stand größtes Problem

Im aktuellen Status wurde der Zeitaufwand mit 31 Prozent am häufigsten als Schwachstelle beim Rechnungsausgang genannt, gefolgt vom Arbeitsaufwand mit 29 Prozent und der Fehleranfälligkeit mit 27 Prozent. Beim Forderungsmanagement ergibt sich ein ähnliches Bild: Ein zu hoher Zeitaufwand wurde am häufigsten als Schwachstelle beim derzeitigen Forderungsmanagement angegeben (48 Prozent), gefolgt von einem zu hohen Arbeitsaufwand (39 Prozent) und einer zu langen Forderungslaufzeit (25 Prozent). Bei Zahlungseingang und Zahlungszuordnung ist ebenfalls der zu hohe Zeitaufwand (39 Prozent) die am häufigsten genannte Schwachstelle. Einen zu hohen Arbeitsaufwand geben 37 Prozent der Befragten als Schwachstelle an, die zu hohe Fehleranfälligkeit wird von 30 Prozent der Umfrageteilnehmenden bemängelt.

Weitere Automatisierung wegen mehr Effizienz

In allen drei abgefragten Themenbereichen wird eine Steigerung der Effizienz/Produktivität als größter Vorteil einer Automatisierung der Teilprozesse gesehen (Rechnungsausgang: 87 Prozent, Forderungsmanagement: 77 Prozent, Zahlungseingang und Zahlungszuordnung: 87 Prozent).

Und so planen trotz eines bereits verhältnismäßig hohen Automatisierungsgrades 57 Prozent eine (weitere) Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang. Arto-Haumacher bestätigt: »Der Trend geht eindeutig in die Richtung einer weiteren Automatisierung, nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung. Zweifellos sind hier auch rechtliche Vorgaben ein Treiber: Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich sind in Italien mittlerweile vorgeschrieben, demnächst folgt Frankreich; auch Deutschland wird das entsprechende Modell früher oder später adaptieren.« Für Unternehmen sei es entscheidend, diese Zeichen zu erkennen und entsprechend zu handeln.