Tool von Karley importiert Rechnungen aus »JTL« in »ecoDMS«

Mit dem »RechnungsExporter« hat das Systemhaus Karley Deutschland ein Tool entwickelt, das die Warenwirtschaft »JTL« mit dem Dokumenten-Management-System »ecoDMS« von ecoDMS verbindet. Damit lassen sich Ausgangsrechnungen und Gutschriften, die in JTL generiert werden, als PDF-Datei in Ecodms importieren und dort archivieren. Damit die Übergabe der Rechnungen aus JTL in Ecodms automatisch funktioniert, fügt sich der Rechnungsexporter direkt in die Windows-Aufgabenplanung ein und startet je nach eigestellter Konfiguration. Bei dem Dokumentenexport nach Ecodms werden die JTL-Dokumente dann jeweils mit der Belegnummer und dem -typ klassifiziert. Über diese Merkmale sind die Rechnungen und Gutschriften in Ecodms schnell auffindbar.

Überprüfung auf Vollständigkeit der Rechnungen

Beim zweiten Teil des Exports prüft der Anfang des Jahres vorgestellte »RechnungsChecker«, ob alle Belege ordnungsgemäß in Ecodms archiviert sind. Dazu sucht das Tool in Ecodms in einem angegebenen Zeitraum die kleinste und größte Rechnungsnummer. Anschließend untersucht der Rechnungschecker, ob in dem vorgegebenen Zeitraum sämtliche Rechnungsnummern vorhanden sind. Wenn Ausgangsrechnungen fehlen sollten, verschickt das Tool eine E-Mail mit den fehlenden Rechnungsnummern. »Diese Vorgehensweise ersetzt natürlich nicht die Pflicht, dass Unternehmen gelegentlich Stichproben durchführen müssen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen lückenlos vorhanden sind«, sagt Karsten Ley, Geschäftsführer von Karley Deutschland, und ergänzt: »Allerdings kann der Rechnungschecker wesentlich schneller fehlende Rechnungen bei einem großen Volumen erkennen.«

Interessenten können den Rechnungsexporter inklusive dem Rechnungschecker von Karley kostenlos für 30 Tage testen und einen entsprechenden Lizenzschlüssel anfordern.