Umfrage von SER zu Collaboration in Unternehmen

Die digitale Zusammenarbeit (Collaboration) über Standorte sowie Abteilungs- und Teamgrenzen hinweg soll komfortabel, sicher und Compliance-gerecht sein. Dass dies in der Praxis gar nicht so  leicht zu bewerkstelligen ist, belegt die SER-Gruppe nun mit Ergebnissen aus einer Umfrage unter 1.826 CIOs, Prozessverantwortlichen und IT-Leitern im Rahmen ihrer Marktforschungsreihe ECM Insights 2018. Besonders die fehlende gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Projektmitglieder sehen 32 Prozent als die größte Herausforderung an. Jeder vierte Befragte beklagt zudem die fehlende Aktualität von Projektdokumenten – 20 Prozent von ihnen finden diese erst gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen. »Gerade dieser Zustand ist Gift für die digitale Zusammenarbeit in Teams und führt im Worst Case zum Projektstillstand«, betont Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.

Dateiaustausch per E-Mail und File-Server genügt nicht für effiziente digitale Teamarbeit

Die Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen auf Tools setzen, die für die digitale Zusammenarbeit nur rudimentär oder schlichtweg gar nicht geeignet sind. So gab über die Hälfte der Befragten (51 Prozent) die E-Mail als erste Wahl für den Informationsaustausch in verteilten Teams an. Rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Das führt nicht selten zu einem Dokumenten-Versions-Chaos, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen.

Ntuzung privater Cloud-Lösungen ist Sicherheitsrisiko

17 Prozent der befragten Studienteilnehmer nutzen aus dem privaten Umfeld bekannte Cloud-Lösungen zum Informationsaustauch mit externen Kunden und Partnern. Häufig geschieht dies ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung. So kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen und in die falsche Hände geraten: ein Compliance-Leck, das Unternehmen mit dem Einsatz der richtigen Lösung für Enterprise Content Management(ECM) ausschließen können. Um die digitale Zusammenarbeit effizient zu ermöglichen, sollten ECM-Lösungen unter anderem mit virtuellen Teamräumen, Chat-Funktionen, Verschlüsselungs- und Versionierungsfunktionen sowie Compliance-gerechten Archivierungsmöglichkeiten des Kommunikationsverlaufs ausgestattet sein.