valantic präsentiert Cloud-basierte Personalakte

Personalakte als SaaS-Lösung

Mit »valantic workdocs HR« präsentiert das Digital Consulting-, Solutions- und Software-Haus valantic eine Cloud-basierte Personalakte. Die Lösung bietet Sicherheitsfunktionen zum Schutz personenbezogener Daten und um Dokumentenprozesse im Personalwesen standortübergreifend zu beschleunigen und zu automatisieren.

valantic workdocs HR ist eine cloud-only Software-as-a-Service- (SaaS-) Lösung und richtet sich zunächst an Nutzerinnen und Nutzer von »SAP SuccessFactors Employee Central«. Mit der Cloud-Dokumentenverwaltung von valantic workdocs lassen sich Personaldokumente und -daten digital managen. HR-relevante Dokumente, ob Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder Zeugnisse, können Beschäftigte mit einem Klick einsehen und bearbeiten. Unterschriftenprozesse verkürzen sich, da valantic workdocs HR elektronische Signaturen von einfacher bis qualifizierter Signatur integriert hat.

Zeitplan für valantic workdocs HR

Die SaaS-Lösung bietet automatische Aktualisierungen und Archivierungen von Dokumenten, die durch SAP SuccessFactors ausgelöst werden. Durch ein single Sign-On mit SAP SuccessFactors lässt sich die App direkt aus SAP SuccessFactors öffnen. Im zweiten Quartal will valantic Integrationen mit weiteren Systemen wie SAP HCM und H4S4-Applikationen anbieten. Im dritten Quartal soll dann auch eine Standalone-Lösung auf den Markt kommen.

Valantic-Umfrage unter Personalverantwortlichen

Einer Umfrage von valantic unter Personalverantwortlichen zufolge legen nur knapp zehn Prozent aller HR-Abteilungen ihre Dokumente bisher komplett digital ab. Eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Lösungen und auch Cloud-Technologien ist insbesondere mit Blick auf die oftmals hochsensiblen Daten in Personalabteilungen nach wie vor gegeben. Dabei bieten moderne digitale HR-Lösungen inzwischen viel Sicherheit und viel Potenzial für die Prozessoptimierung. valantic setzt auf moderne Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Protokollierung aller Aktivitäten.

Möglichkeiten der digitalen Signatur

Mit der digitalen Signatur bietet valantic workdocs HR zudem weitere Effizienz- und Flexibilitätsgewinne, da Dokumente rechtssicher online unterzeichnet werden können, ohne dass ein persönliches Treffen oder der Austausch von Papierdokumenten erforderlich sind. valantic ist überzeugt, dass sich entsprechende Möglichkeiten gerade im HR-Umfeld auszahlen. Sie wirken positiv auf die Außenwirkung des Unternehmens und die Digital Employee Experience. Unternehmen, die Unterlagen nicht mehr postalisch mit Bewerberinnen und Bewerber austauschen müssen, sondern dies auf digitalem Wege tun, haben nach Ansicht des Herstellers im globalen »War for Talents« einen klaren Vorteil.

Das aktuell verfügbare Produkt valantic workdocs HR basiert auf einem Abrechnungsmodell pro Personalakte. Die Abonnements gelten für 12 Monate. Es werden zwei Editionen angeboten, ein Standardplan für reines Dokumentenmanagement und ein Profession Plan, in dem die Nutzung digitaler Signaturen im Abonnement enthalten ist.