ZEW setzt auf Workflow-Management-System »Panflow« von Panvision

Der Spezialist für webbasierte Software Panvision konnte sich mit dem Workflow-Management-System »Panflow« bei der Ausschreibung des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) durchsetzen. Sechs Prozesse werden nun für das Institut digitalisiert. Als erster umgesetzter Workflow werden jetzt Fehlzeiten digital erfasst. Das Wirtschaftsforschungsinstitut zeigt sich laut Panvision sehr zufrieden mit dem Verlauf des Projekts.

Abwesenheitsmeldungen werden beim ZEW jetzt digital erfasst. So können beispielsweise Urlaubsanträge oder Krankmeldungen von Mitarbeitern selbst eingegeben werden. Abhängig von der Rolle und Abteilungszugehörigkeit des Antragsstellers verändert sich der Prozess, der durchlaufen werden muss, um eine solche Anfrage zum Abschluss zu bringen. Zu diesem Zweck wurde ein komplexer Workflow modelliert, und ein entsprechendes Formular mit zahlreichen Eingabe-Optionen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind, entwickelt.

Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse wurden deutlich verbessert

Wo früher Papierformulare verschickt, bearbeitet und weitergegeben werden mussten, ist jetzt nach Angaben von Panvision mit wenigen Klicks ein Urlaubsantrag genehmigt und der Vorgang automatisiert an die entsprechenden Stellen (beispielsweise Personalabteilung oder Buchhaltung) weitergeleitet worden. »Die Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse hat sich mit der Einführung von Panflow deutlich verbessert«, zeigt sich Jens Bohrmann, Projektleiter beim ZEW, zufrieden.

Mit der Einführung des neuen Systems haben sich laut Panvision nicht nur die Durchlaufzeiten verbessert, auch für die einzelnen Mitarbeiter biete der digitale Workflow einige Vorteile. »Jetzt können Formulare auch von Extern ausgefüllt werden«, erklärt Bohrmann. Panflow, als webbasiertes Workflow-Management-System, erlaube den Mitarbeitern den Zugriff über das Internet, ist damit also ortsunabhängig.

»Panflow« tauscht sich mit Entgeltsystem »Fidelis« aus

Ein besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung auf die Integration des umfangreichen Berechtigungs- und Rollenkonzepts des Wirtschaftsforschungsinstituts gelegt. Um den Pflegeaufwand zu verringern, hat der für dieses Projekt verantwortliche Panvision-Chefentwickler Dr. Frank Fetthauer eine Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen Panflow und dem Entgeltsystem »Fidelis« ermöglicht. Darüber können die Mitarbeiterdaten direkt in die Workflows übernommen werden ohne sie zusätzlich in das neue System einpflegen zu müssen. Die Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen – auch Eingaben in Panflow werden mit Fidelis synchronisiert.

Neben der Fehlzeitenerfassung werden noch fünf weitere Prozesse des ZEW digitalisiert. Zwei digitale Workflows sollen sich bereits in der Abschlussphase befinden. So soll beispielsweise die Stundenmeldung bald automatisiert erfolgen. Dabei werden Schnittstellen zum Finanzbuchhaltungssystem, der Entgeltabrechnung sowie der Fehlzeitenerfassung hergestellt. »Panflow soll bei uns künftig als Datenkommunikationsdrehscheibe dienen und alle Systeme an einem Ort bündeln«, sagt Bohrmann.

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