IDC analysiert Cloud Managed Print and Document Services (MPDS)

IDC gibt Überblick zu MPDS-Anbietern und Ratschläge zur Einführung

2022 hatten laut Quocirca bereits 43 Prozent der Unternehmen eine Cloud-Print-Management-Plattform eingeführt. Besonders oft waren das Unternehmen, die bereits Managed Print Services (MPS) nutzten. Jetzt hat sich IDC angeschaut, wie die Gerätehersteller in Bezug auf die noch darüber hinausgehenden Cloud Managed Print and Document Services (MPDS) aufgestellt sind.

Cloud-basierte Druck- und Dokumentenmanagementprogramme unterstützen die zentrale Überwachung von Druckern und Multifunktionsdruckern (MFPs) – einschließlich der Geräte außerhalb des Firmencampus. Sie helfen damit, mit den zunehmend komplexen Anforderungen auch an Druckgeräte in einer hybriden Arbeitsumgebung Schritt zu halten. Dazu ermöglichen die Angebote es IT-Administratoren, die Aktivitäten aller Drucker von einem Dashboard aus zu überblicken und bieten ihnen unmittelbare Einblicke, welche Drucker verwendet werden, welche Art von Aufträgen gedruckt werden und von wem gedruckt wird.

»Dies ist besonders wichtig in einer hybriden Belegschaft, wo Geräte oft nicht sichtbar sind und Nutzungsverhalten nicht so einfach überwacht werden kann«, erklärt IDC in seinem kürzlich veröffentlichen »Worldwide Cloud Managed Print and Document Services Hardcopy 2024 Vendor Assessment« – also seinem Anbieterüberblick zum Thema. Der ist durchaus interessant, auch wenn das Thema in den USA viel weiter ist als hierzulande, wo sich nicht so leicht jeder »hybride Arbeitsplatz« – also im Zweifelsfall auch ein Arbeitsplatz im Homeoffice, aus der Ferne steuern und überwachen lässt. Dennoch ist die zentrale Verwaltung sehr dezentraler Druck-Infrastrukturen natürlich auch hierzulande interessant – etwa in Filialstrukturen.

Worauf Firmen bei MPDS achten sollten

Im Rahmen eines cloud-basierten MPDS-Programms sollten Firmen laut IDC darauf achten, dass die Aspekte intelligentes Enterprise Capture, intelligente Datenverarbeitung (IDP), Enterprise Content Management, Geschäftsprozessmanagement (BPM) oder Workflow-Software und Integration mit anderen Unternehmensanwendungen berücksichtigt werden. Druckgeräte sollten mit diesen Lösungen verbunden werden und zu »integrierten Komponenten von Geschäftsabläufen« werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist laut IDC das Change Management. »Laufende Audits helfen dabei, Druck- und Dokumentennutzungsgewohnheiten sowie Sicherheitslücken zu bewerten, umfassende Druckmanagementrichtlinien zu erstellen und Change Management basierend auf sich entwickelnden Geschäftsbedürfnissen voranzutreiben. Organisationen können Metriken, die mit dokumentenintensiven Geschäftsprozessen verbunden sind, nutzen, um proaktive, kontinuierliche operative Verbesserungen voranzutreiben.«

Soweit zum Betrieb. Aber auch für die Einführung hat IDC Empfehlungen parat. Da seien eine klare Vision für die Modernisierung des Drucks im Unternehmen wichtig. Man sollte MPDS nicht losgelöst, sondern als Teil der größeren Initiativen zur digitalen Transformation des Unternehmens verstehen. Aber nicht nur die Unternehmen, sondern auch die Dienstleister, die zum Zuge kommen, sollten einen langfristigen Plan und eine Methodik für die fortlaufende Bewertung und kontinuierliche Verbesserung haben. Unternehmen wird empfohlen, sich diesen vor Beginn der Zusammenarbeit darlegen zu lassen. Und sie sollten Systeme und Prozesse einplanen, um die Leistung des Anbieters in Hinblick auf vorab definierte oder sich im Laufe der Zeit ergebende Ziele messen und bewerten zu können.

Da beim Umstieg auf MPDS ein direkter Austausch der gesamten Druckinfrastruktur nicht immer möglich sein wird, sollten Firmen zudem die Integration des vorhandenen in ihre Cloud-Migrationsstrategie berücksichtigen.

IDC betont darüber hinaus, dass einer der Schlüsselvorteile von MPDS darin besteht, eine sicher druckende und produktive Belegschaft zu ermöglichen. Die Empfehlung lautet, eng mit dem gewählten Dienstleister zusammenzuarbeiten, um jeweils aktuelle Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien zu integrieren. In Bezug auf IT-Sicherheit sollte auch bei MPDS eine Zero-Trust-Architektur, Verschlüsselung und Multifaktorauthentifizierung mitbedacht werden. Je nach Firma könnte zudem auch erforderlich sein, dass eine sichere Anwendungsentwicklung sichergestellt wird. Und schließlich sollten Firmen mit ihren Lösungs- und Dienstleistern zusammenarbeiten, um Trainings und Schulungen zu gewährleisten, damit neue Richtlinien und Verfahren die Produktivität der Mitarbeiter nicht beeinträchtigen.

Rasante Entwicklung bei MPDS macht Vergleiche schwer

Einen Vergleich der aktuellen Anbieterbewertung mit der von 2022 empfiehlt IDC nicht. Dazu hätte sich seitdem zu viel an der Methodik und dem Bewertungsrahmenwerk verändert. Zum Beispiel sei rund ein Viertel der Fragen, die IDC den Herstellern gestellt hat, ganz anders als noch 2022. Außerdem wurden zusätzliche Fragen zu KI, Workflow-Automatisierung und Security aufgenommen. Das wiederum zeigt, dass die Analyten diesen drei Bereichen mehr Bedeutung beimessen als noch 2022.

Als »Leader« sieht IDC in seiner aktuellen Auswertung zu MPDS Xerox, Ricoh, Lexmark und HP.  »Major Player« sind Konica Minolta, Canon, Kyocera und Toshiba sowie – gerade noch so – Sharp. Damit ist schon jetzt klar: Bei der nächsten Studie zu diesem Marktsegment wird sich einiges getan haben. Schließlich will Xerox Lexmark übernehmen. Man darf also gespannt sein, ob die Fusion von zwei Leadern hier zu einem dominanten Anbieter führt – oder ob von den damit einhergehenden Wirren eher die anderen profitieren.

IDC über das Cloud-MPDS-Angebot von Lexmark

Bei Lexmark hebt IDC dessen »Global IoT System« als Grundlage der umfassenden Verwaltungsmöglichkeiten und weltweit einheitlichen Services hervor. Die damit möglichen Messungen und Einblicke sieht IDC als hilfreich zur Herstellung von Transparenz, Kostenreduzierung und besserem Kundenservice. Außerdem decke das MPDS-Programm von Lexmark weit mehr als Cloud Print Management ab und – etwa Cloud-basierte, sichere Scans, intelligent Capture und Workflow-Automatisierung sowie ECM und Dokumentenmanagement

Lobend erwähnt IDC auch die gute Ausrichtung auf Branchen bei Lexmark und der dabei aufgebauten Expertise und der guten Personaldecke an Branchenspezialisten. Schwächen sehen die Analysten allerdings bei der Betreuung von KMU. Da fehle es Lexmark auch an geeigneten Partnern. Und schließlich müsse der Hersteller sein bestehendes Angebot bei bestehenden Enterprise-Kunden noch bekannter machen – wenn er sie überzeugen wolle, von On-Premises erbrachten MPDS auf das Cloud-basierende Modell umzusteigen.

IDC über das Cloud-MPDS-Angebot von Xerox

Xerox wirft bei IDC – wieder einmal möchte man sagen – seine globale Präsenz und die Breite des Portfolios in die Waagschale. Aber auch bei Security und in Bezug auf Nachhaltigkeit sieht IDC Xerox gut aufgestellt. Punkten konnte Xerox auch durch seine KI-Aktivitäten. Die seien längst nicht nur Visionen, bei Nachhaltigkeits-Features, Automatisierung von Dokumenten-Workflows, und Data Extraction aber auch bei Dokumentenmanagement, vorausschauendem Service und der Flotten-Optimierung nutze Xerox KI schon heute nutzbringend.

»Xerox bietet zudem eine vollständige Palette an Lösungen und Diensten, die speziell auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen ausgerichtet sind«, erklärt IDC. »Diese werden sowohl durch Apps unterstützt, die sich um die MFP-Geräte herum gruppieren, als auch durch spezifische Fähigkeiten und Lösungen in Bereichen wie intelligente Dokumentenverarbeitung, RPA und andere inhaltszentrierte Technologien. Diese Lösungen und Dienste können in verschiedenen Implementierungsmodellen bereitgestellt werden.«

Ausgerechnet in einem Bereich sieht IDC die Fortschritte von Xerox bei KI jedoch auch als Risiko: Wenn Service-Interaktionen noch weiter automatisiert werden, werde es umso wichtiger, bei jedem verbleibenden, persönlichen Kontakt sehr gute Leistungen zu erbringen. Hier hat Xerox offenbar Nachholbedarf.

Wie bei Lexmark sieht IDC auch bei Xerox Schwächen im KMU-Segment. Hier kann also der eine die Schwächen des anderen nicht ausbügeln. Im Gegensatz zu Lexmark hat aber Xerox nur wenig branchenspezifische Expertise. IDC sieht Xerox eher als Tanker, der zwar eine beeindruckende Größe hat, von dem aber viele Kunden gar nicht wissen, was er genau tut. Hier müsste der Anbieter am Profil feilen.

IDC über das Cloud-MPDS-Angebot von Ricoh

Als Stärken bei Ricoh hebt IDC den Multi-Vendor-Gerätesupport, die weltweite Abdeckung und den guten Kundenservice hervor. Auch dass Kunden zwischen On-Premises und cloud-basierten MPS-Angeboten flexibel wählen können, loben die Analysten. Ebenso das gewachsene Angebot an Software und Services, die MPS sinnvoll und komplementär ergänzen.

Schwierigkeiten könnte Ricoh nach Ansicht der Analysten bekommen, weil es seine Cloud-Fähigkeiten durch die Übernahme einiger Firmen und Produkte gebaut hat. Da ist sich IDC nicht sicher, wie einfach es künftig ist, diese zusammenzufassen und neue Tools zu integrieren. Und der gute und breit aufgestellte eigene Kundenservice hat eine Schattenseite: Er schreckt Vertriebspartner etwas ab. Insbesondere beim Vertrieb an KMU-Kunden müsse sich Ricoh überlegen, wie es dafür Partner gewinnen und begeistern will.