IDC: Ineffizientes Handling von Dokumenten bremst aus

Das papierlose Büro bleibt vorerst Illusion, aber es wird papierärmer. Denn die Unternehmen haben erkannt, dass sich ineffizientes Dokumenten- und Content-Handling negativ auf den Geschäftserfolg auswirkt. Das brachliegende Optimierungspotential wollen Firmen und Behörden mit Print- und Document-Management in den nächsten 24 Monaten heben, ergab eine aktuelle IDC-Studie.

Unternehmen haben erkannt, dass sich ineffizientes Dokumenten- und Content-Handling negativ auf den Geschäftserfolg auswirkt. Um dem zu begegnen, optimieren Unternehmen seit geraumer Zeit dokumentenintensive Verwaltungsprozesse in Teilbereichen. Dennoch konnte das Papieraufkommen bislang noch nicht entscheidend gesenkt werden. Das brachliegende Optimierungspotential wollen Firmen und Behörden mit Print- und Document-Management in den nächsten 24 Monaten heben. Dies sind einige der Highlights der jüngst veröffentlichten IDC-Studie »Print und Document Management in Deutschland 2016«.

Ziel der im November 2015 von IDC durchgeführten Befragung unter 220 IT- und Business-Entscheidern aus Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern war es, die aktuelle Situation, die Trends sowie die zu erwartenden Entwicklungen im Bereich Print- und Document-Management in Deutschland zu beleuchten. Der Fokus lag auf der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen im Zeitalter der Digitalen Transformation.

Die Art und Weise, wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren, verändert sich grundlegend. Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft. Mittels Print- und Document-Management kann laut IDC die Digitalisierung vorangetrieben werden. Dabei wird mit Print-Management zunächst die passende Infrastruktur zum Drucken und Scannen betrieben. Mit Document-Management werden anschließend papierbasierte Prozesse digitalisiert und Teilbereiche verbessert, bevor Content in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen möglichst automatisch verarbeitet und damit Geschäftsprozesse ganzheitlich optimiert werden.

Deshalb werden Print- und Document-Management als Treiber der Digitalen Transformation angesehen

Neun von zehn der befragten Entscheider erkennen diesen Zusammenhang – allerdings in unterschiedlichem Maße. Ein Drittel der Unternehmen ist sich darüber im Klaren, dass sie mit Print- und Document-Management nicht nur operative Back-Office-Prozesse, sondern auch die Customer-Experience von kundenzentrischen Abläufen verbessern kann. Das mit automatisierten und digitalen Dokumentenprozessen auch die Basis für innovative digitale Geschäftsmodelle geschaffen werden, hat immerhin jeder fünfte Entscheider erkannt.

Das Potenzial von Print- und Document-Management wird also grundlegend verstanden, die erforderlichen Maßnahmen konnten aber ganz offensichtlich nicht entsprechend umgesetzt werden. Nur rund ein Drittel der befragten Organisationen nutzt bereits Print-Management, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase. Das Potential für Lösungsanbieter ist also – insbesondere im Mittelstand – nach Meinung von IDC immer noch ungebrochen hoch.

Dabei haben sich die Prioritäten bei den Print-Services im Vergleich zur letzten Studie deutlich verschoben. Die Optimierung dokumentenintensiver Workflows (56 Prozent) – vor zwei Jahren noch auf Position Drei in der Prioritätenliste – wurde von den Entscheidern inzwischen zum wichtigsten Ziel erklärt. Print-Management ist hier eine optimale Ausgangsbasis, mittels einer gezielten Analyse des Druckverhaltens können die papierintensiven Prozesse mit dem größten Optimierungspotential schnell und sicher identifiziert werden.

Deshalb wirkt sich ineffizientes Dokumenten-Handling negativ auf das Kerngeschäft aus

Die Suche nach Informationen – dies umfasst unstrukturierte Daten in E-Mails oder aus dem Web sowie strukturierte Daten – bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen; das gaben 42 Prozent der von IDC Befragten zu Protokoll. Zudem haben die Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung (36 Prozent) und dem Schutz der Dokumente (35 Prozent) zu kämpfen.

Das hat Folgen: Nach Angaben der Entscheider sinkt nicht nur die Produktivität (44 Prozent) des gesamten Unternehmens, auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) und Kundenzufriedenheit (35 Prozent) leidet unter ineffizienten Dokumenten-Workflows. IDC geht davon aus, dass in den kommenden Jahren in einem zunehmend datengetriebenen Umfeld das effiziente Handling von Dokumenten für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen deutlich an Relevanz gewinnen wird.

Denn Dokumente und Daten müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein – und zwar unabhängig vom Dokumentenformat, der Datenquelle oder dem Aufenthaltsort und der Hardware des Mitarbeiters. Der Zugriff auf die Dokumente muss kontrollierbar und nachverfolgbar aufzuzeichnen sein. Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht möglichst regelbasiert und somit automatisch gelöscht werden.

Trotz zahlreicher Optimierungsmaßnahmen – das Büro wird nur langsam papierärmer

Zahlreiche Unternehmen haben nach Erkenntnissen von IDC jüngst begonnen, eine Vielzahl von typischen papierbasierten »Verwaltungsbereichen« wie Rechnungsverarbeitung oder Posteingang und Postausgang zu verbessern. Dennoch hat sich der Anteil papierbasierter Dokumente in den beiden Jahren seit der letzten IDC-Untersuchung nur wenig verändert. Nach wie vor besteht nach Angaben der befragten Entscheider etwa jedes zweite Dokument in den Unternehmen aus Papier.

Nach dem Warum gefragt, nennen die Entscheider Wünsche von Kundenseite (46 Prozent), gesetzliche Vorgaben (45 Prozent) oder die vermeintlich einfachere Bearbeitung (33 Prozent) sowie – und das überrascht wenig – den Wunsch der Mitarbeiter (31 Prozent), weiterhin mit Papier zu arbeiten. Es ist also noch viel Aufklärungs- und Überzeugungsarbeit von Seiten der Lösungsanbieter, aber auch vom Management der Firmen und Organisationen zu leisten.

Dass immer noch viel Optimierungspotential brachliegt, zeigen die Pläne für die kommenden zwölf bis 24 Monate: Fast alle operativen Prozesse sollen nach Angaben der Befragten weiter verbessert werden. Kundenzentrische Workflows gewinnen im Zusammenhang mit dem Wandel zum digitalen Zeitalter deutlich an Wichtigkeit. Die Workflows zur Verbesserung der Customer-Experience sind durch nicht planbare Interaktionen, zahlreiche Prüfungs- und Freigabeprozesse und dem in- und externen Austausch von Dokumenten, gekennzeichnet.

Allerdings teilen viele der befragten Anwender Dokumente mit Kollegen, Partnern oder Kunden nach wie vor auf konventionelle Art und Weise per E-Mail, in Papierform. Dementsprechend hoch ist der Bedarf für File-Sharing und Synchronisations-Lösungen (EFSS – Enterprise File-Sharing and Synchronization).

Unternehmen möchten Back- und Front-Office-Prozesse automatisieren – aber es geht nur langsam voran

Das eigentliche Ziel der Unternehmen stellt die durchgängige Automatisierung der Back- und Front-Office-Prozesse dar. Auf der Planungsagenda der Unternehmen für die kommenden zwölf bis 24 Monate stehen deshalb die elektronische Verarbeitung von Rechnungen per EDI, ECM-Systeme und Capture-Lösungen ebenso wie die elektronische Archivierung und Integration Services ganz oben.

Der Vergleich mit den Resultaten der letzten IDC-Studie zum Thema zeigt, dass die Organisationen insbesondere bei den Automatisierungsmaßnahmen immer noch nicht entscheidend weitergekommen sind und Pläne wiederum nicht umgesetzt wurden. Aus Sicht von IDC ein ernüchterndes Ergebnis. Offensichtlich konnten die Unternehmen die technischen, organisatorischen und personenbezogenen Hürden immer noch nicht überwinden.

Nach den drei wichtigsten Faktoren gefragt, die den Knoten bei der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen lösen könnten, nennen die Entscheider zum einen die Gewährleistung der Datensicherheit als auch die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen, denn auch die betrieblichen Abläufe sind zu analysieren, standardisieren und auf organisatorischer Ebene anzupassen. Als wichtigstes Erfolgskriterium wurde aber die Etablierung einer einheitlichen Dokumentenmanagementstrategie genannt.

Aber genau diese übergeordnete Herangehensweise fehlt aus Sicht von IDC und macht vielen Unternehmenslenkern das Leben schwer. Die Integration und ein möglichst zentrales Management sind hier ein wesentlicher Ansatz, um sowohl die Komplexität zu reduzieren, als auch einen hohen Automatisierungs- und Optimierungsgrad zu erreichen.

Fazit: Unternehmen mit echter Erfahrungen im Print-Management sind im Vorteil

Obwohl deutsche Unternehmen damit begonnen haben, ihre dokumentenintensiven Prozesse zu verbessern, sind sie bei der Digitalisierung und Automatisierung noch nicht entscheidend vorangekommen. Damit wird die Wettbewerbsfähigkeit vieler Unternehmen negativ beeinflusst, dieser Umstand erfordert dringend die Umsetzung weiterer Maßnahmen.

IDC empfiehlt Firmen und Organisationen, die Digitalisierung stufenweise voranzutreiben. Die Ergebnisse der Studie haben gezeigt, dass die Betriebe, die über Erfahrungen im Print-Management verfügen, auch bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse weiter vorangeschritten sind. Um bei der Digitalisierung und Automatisierung allerdings den entscheidenden Schritt voranzukommen, sollten Unternehmen verstärkt auf externe Experten zurückgreifen. Branchenspezifische Komplettlösungen sind bei der Wahl von Service- und Software-Anbietern für die Unternehmen in Deutschland entscheidend.

Im Markt spiegelt sich diese Entwicklung nach IDC Beobachtungen bereits wider. Anbieter im Print- und Document-Management-Umfeld investieren in branchenspezifische Beratung und Prozesslösungen, dabei wachsen die Disziplinen Print-Management und ECM immer weiter zusammen. ECM-Software wird zudem mit File-Sharing und Collaboration-Lösungen aus der Cloud und weiteren BPM-Funktionen ausgestattet. Dieser disruptive und damit unübersichtliche Markt sorgt bei den Anwenderunternehmen allerdings auch für Verunsicherung. Anbieter sind jetzt aufgefordert, sich als kompetente Partner der Firmen und Organisationen auf dem Weg zur Digitalisierung zu positionieren.

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