Output-Trends: Verteiltes Drucken und mehr digitale Kanäle

Laut einer aktuellen Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom sagt erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent) in Deutschland, dass weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr. Zugleich geben 86 Prozent an, ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. »Papier ist häufig nicht mehr das ideale Trägermedium. Dank schneller Breitbandverbindungen und leistungsfähiger Endgeräte verlagert sich die Kommunikation vieler Menschen im Alltag in den digitalen Raum – und die Unternehmen folgen den Menschen«, meint Bitkom-Präsident Achim Berg. Die seit einiger Zeit stark steigenden Papierpreise tragen ebenfalls dazu bei, dass weniger gedruckt wird.

Heutzutage entscheiden oftmals Kundinnen und Kunden, wie sie Informationen erhalten möchten. Über alle Kommunikationskanäle hinweg erwarten sie dabei eine personalisierte Ansprache. Um diese Kommunikationswege und Inhalte zu managen, sind Output-Management-Systeme hilfreich, von denen wir einige in dieser Übersicht vorstellen. Zu den Kernaufgaben eines Output Management Systems zählt, den Content in der richtigen Form auf dem richtigen Kanal im passenden Layout an die jeweiligen Empfänger zu übermitteln. Wie eine zentrale Drehscheibe führt ein Output Management System den gesamten im Unternehmen erstellten Content zusammen und ermöglicht dann eine individuelle Kundenkommunikation.

Veränderungen für Druckerhersteller

Für Hersteller klassischer Bürodrucker bedeutet die Digitalisierung und die Abnahme an gedruckten Informationen, dass sie ihre Geschäftsmodelle verändern müssen, wenn sie weiterhin Wachstum erzielen wollen. Beispielsweise sieht man bei Ricoh, Konica Minolta und Kyocera klare Bestrebungen, die digitale Transformation in die strategische Ausrichtung einzubinden. So findet eine deutliche Service-Orientierung statt und es werden Digitalanbieter übernommen, die das Druckergeschäft sinnvoll ergänzen. Beispielsweise kaufte Ricoh 2019 den Anbieter von Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) DocuWare und einige Dienstleister wie Lake Solutions in der Schweiz, Orbid in Belgien und das Rechenzentrum Schulte in Deutschland. Kyocera übernahm unter anderem die ECM-Hersteller Ceyoniq und Optimal Systems. Konica Minolta kauft weniger Hersteller auf, sondern kooperiert mit verschiedenen Anbietern, um IT-Projekte als Dienstleister durchzuführen.

Das traditionelle Druckergeschäft kann jedoch nicht ganz außen vor gelassen werden, da es immer noch einen wichtigen Umsatzanteil liefert und auch nie komplett verschwinden wird. Durch die Verlagerung der Arbeit in das Homeoffice hat die Corona-Pandemie zwar erheblich dazu beigetragen, dass viele Geschäftsprozesse digital ablaufen, aber auch das dezentrale Drucken gefördert.  Das Marktforschungsunternehmen IDC stellt beispielsweise fest: »Auch wenn die Nutzung von Druckern immer mehr abnimmt, bleibt diese geschäftskritische Funktion für die Mehrzahl der Mitarbeitenden von Unternehmen unverzichtbar.« Daher war es selbst unter Pandemiebedingungen notwendig, Büroangestellte und Außendienstmitarbeiter mit Zugang zum Drucken und anderen wichtigen Dokumentenfunktionen auszustatten. Da neben der Nutzung im Homeoffice auch für das Homeschooling fast immer Drucker in den Haushalten notwendig waren, kam es sogar zu steigenden Preisen und langen Lieferzeiten bei Druckern im unteren Preissegment. »Die Nachfrage nach Druckern, die sich nahtlos in kleine Büros oder Heimbüros einfügen lassen, ist im letzten Jahr enorm gestiegen«, bestätigt Jana Eiman, Produktmanagerin bei Brother in Deutschland.

Flexibles Arbeiten verändert IT-Infrastruktur von Unternehmen

Das verteilte Arbeiten wird auch nach der Pandemie weiter fortgeführt werden, da flexible Arbeitsmöglichkeiten bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hoch im Kurs stehen. Somit wird ein effektives Druckmanagement mit einer angemessenen Mischung aus Hardware, Software und Dienstleistungen im Kontext einer zunehmend verteilten Belegschaft immer wichtiger werden. Einerseits bedeutet dies, dass in den Büroräumen von Unternehmensgebäuden weniger IT- und Druckerinfrastruktur nötig sein dürfte, andererseits benötigen die Mitarbeitenden auch von zuhause und unterwegs aus professionelle Druckmöglichkeiten.

Verschiedene Anbieter im Druckersegment haben sich auf die pandemiebedingten Veränderungen eingestellt. Hierzu gehören laut IDC die Einführung neuer Drucker und Multifunktionsgeräte, die speziell auf die Märkte für Heimarbeit und hybride Arbeitsformen ausgerichtet sind, eine stärkere Konzentration auf Sicherheit, Cloud und Mobilität für Heim- und Remote-Büros und eine Betonung der Hygiene etwa durch berührungslose Technologien für Drucker und Multifunktionsgeräte.

Drucker und Multifunktionsgeräte für Homeoffices

Brother hat beispielsweise vor kurzem fünf A3-Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte mit unverbindlichen Preisempfehlungen zwischen 287 und 449 für dieses Segment vorgestellt. Den Anforderungen von Homeoffice-Workern wird unter anderem dadurch Rechnung getragen, dass die Geräte auch im A3-Format drucken können, was etwa für die Ausgabe größerer Tabellen oder Projektpläne hilfreich ist. Die neue MFP-Serie soll durch eine neue Drucktechnologie eine höhere Druckqualität und weniger Tintenverbrauch aufweisen. Auf ergiebige Verbrauchsmaterialien und damit weniger Aufwand, Müll und Ressourcenverbrauch setzen auch Canon und Epson mit ihren Neuvorstellungen für Homeoffice und kleine Arbeitsgruppen.

Prinzipiell ist bei dem Einsatz der Drucker und Multifunktionsgeräte für den Heimbetrieb zu unterscheiden, ob sie als Privatgeräte genutzt werden, oder ob der Arbeitgeber sie den Beschäftigten zur Verfügung stellt. Im Privatbetrieb sind die Nutzerinnen und Nutzer mit dem Gerät vertraut, jedoch gibt es keine Verfügbarkeitsgewähr und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien wie DSGVO. Kommen die Geräte vom Arbeitgeber, muss dieser für Verbrauchsmaterialien wie Tinte, Toner und Papier sorgen sowie Unterstützung und Wartungsleistungen anbieten.

Verschiedene Szenarien beim Drucken aus dem Homeoffice

Technische Limitierungen gibt es ebenfalls: So eignen sich solche Geräte für einfache Anwendungsfälle beispielsweise, um Dokumentenentwürfe zu überprüfen. Für die förmliche Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden sowie für die Massenkommunikation sind sie aufgrund der Druckqualität, dem Papierhandling und dem Versenden nur bedingt oder gar nicht ausgelegt. In diesen Fällen bietet sich der Ausdruck durch Personal im Unternehmen, Druck- und Versanddienstleister oder Cloud-Druckanbieter an. Viele Output Management Systeme sind in der Lage, diese entsprechend einzubinden.

Unternehmensweites Drucken wird es trotz Digitalisierung und eines Rückgangs an Ausdrucken weiterhin geben. Verantwortliche von Druckinfrastrukturen müssen sich auf verteilte Drucklandschaften mit Herausforderungen bei Schutz, Management und Service einstellen. Beim Drucken von zu Hause aus liegen die größten Herausforderungen laut IDC in der mangelnden Kontrolle oder der fehlenden Möglichkeit, die Drucknutzung und Sicherheitslücken zu überwachen sowie die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Jedoch können diese Herausforderungen mit den heute auf dem Markt erhältlichen Lösungen bewältigt werden.