Vielschichtige Trends im Output-Segment

Im Output-Segment sind die Trends vielschichtig: Textinseln werden zunehmend in einem Output-Framework zusammengefasst oder durch ein solches abgelöst. Die Arten der Ausgangskanäle diversifizieren sich. Dadurch besteht die Herausforderung, diese Ausgangskanäle sinnvoll zu managen und zu bedienen. Wirtschaftlich und organisatorisch gesehen wird das Outputmanagement zunehemend in Prozessstrukturen eingeklinkt, um sowohl mehr Prozesskontrolle als auch Prozesstransparenz zu erreichen.

Unternehmen müssen immer mehr digitale Ausgabekanäle bedienen. Wie diese aussehen und welchen weiteren Wandel sie bedeuten, beschreibt David Stabel, Associate Director vom Marktforschungsunternehmen Infotrends: »Für digitalen Output müssen wir verschiedene Kanäle unterscheiden wie E-Mail, mobile Apps, Browser (Web oder mobil) und Push-Benachrichtigungen. Für all diese Kanäle ist responsives HTML oder HTML 5 mehr und mehr das bevorzugte Output-Format und ersetzt PDF als das Quasi-Standard-Output-Format.«

Mit dem richtigen Outputmanagement-System zur Erzeugung und Verwaltung von Output kann sich trotz zunehmender Ausgangskanäle der Outputmanagement-Aufwand verringern. Wenn eine einzige Vorlage zur Multi-Channel-Kommunikation dient, müssen viele Vorbereitungsschritte nur einmal gemacht werden. »Zeit- und kostenmäßig vereinfacht es sowohl die Administration der Kundenkommunikation als auch die Implementierung von Updates beispielsweise bei Anpassungen an neue Rechtsformen oder eine veränderte Corporate-Identity«, so Stabel.

Drucken ist im Fertigungsbereich oft geschäftskritisch

Während vor allem im Office-Bereich die Bedeutung von papierbasiertem Druckvolumen abnimmt, wächst sie aufgrund der Vernetzung und Automatisierung von Produktionsanlagen im Fertigungs- und Logistiksektor. So hat der Hersteller für Sensorlösungen im industriellen Bereich SICK weltweit rund 700 Drucker im Einsatz. Die Hälfte des Druckvolumens fällt im Office-Bereich an, besonders geschäftskritisch ist aber der Druck von Liefer- und Begleitscheinen im Logistics & Distribution Center aus dem SAP-System. Kommt es hier zu Verzögerungen, bleibt Ware liegen und schnell können hohe Ausfallkosten entstehen. Da das Druckmanagement in SAP relativ aufwendig ist, hat Sick mit »PrinTaurus« von AKI eine spezielle Outputmanagement-Lösung für SAP eingeführt. Damit lassen sich beispielsweise Treiber und neue Geräte viel schneller als in der Vergangenheit einrichten. »Früher musste in jedem SAP-System jeder Drucker manuell eingerichtet werden – und wir haben circa 50 solcher Systeme. Ein riesiger Aufwand«, erläutert Ludwig Huber, IT Operations Infrastructure & Application Support bei Sick. »Heute legen wir ein neues Gerät in gerade einmal zehn Sekunden an und verteilen es mit nur einem Mausklick auf die jeweiligen SAP-Systeme.« Die komplette heterogene Druckerinfrastruktur wird über einen Single-Point-of-Configuration verwaltet.

Jedoch profitiert Sick auch beim Barcode-Druck und Testausdrucken von der Outputmanagement-Lösung. Während zuvor nur wenige Drucker, die Barcodes über ein entsprechendes Hardware-Modul drucken konnten, kann die neue Lösung den Barcode-Druck softwarebasiert realisieren und damit für sämtliche Drucker ermöglichen. Zudem kann Sick Probedrucke automatisch mit Wasserzeichen versehen, um sie gegenüber echten Versanddokumenten kenntlich zu machen. Hierzu analysiert die Lösung Druckdatenströme aus SAP und führt anhand deren Kennung entsprechende Workflows wie Testausdrucke mit Wasserzeichen aus. Beschäftigte im Bereich Logistik und Distribution erkennen am Wasserzeichen sofort, dass diese Dokumente nicht für den Versand von Waren verwendet werden dürfen.

Vernetzte Drucker als Sicherheitsrisiko

Durch vernetzte Druckerwelten müssen Unternehmen auch Nachteile in Betracht ziehen und diesen entgegen wirken. Immer häufiger werden vernetzte Drucker Angriffsziele von Hackern. Beispielsweise sind die Universitäten Tübingen, Hamburg und andere deutsche Hochschulen im vergangenen Jahr Opfer eines Hackerangriffs mit politischem Hintergrund geworden. Netzwerkdrucker und Kopierer gaben wohl über externe Kommandos unvermittelt rassistische und antisemitische Pamphlete aus. Hacker können interne Drucker nicht nur manipulieren und lahm legen, sondern sogar von außen über Druckgeräte an personenbezogene Daten gelangen.

Um Schaden zu vermeiden, schreiben daher auch Compliance-Richtlinien Unternehmensverantwortlichen den Schutz der Druckerinfrastruktur vor. Sie sind beispielsweise in Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationtechnik (BSI) und Normen wie ISO/IEC 27001 näher beschrieben. Generell müssen Unternehmen dokumentieren, welche Sicherheits-Maßnahmen sie ergriffen haben. Diese umfassen beispielsweise die Nutzer-Authentifizierung an den Geräten, Firewall-Einstellungen für Drucker, geschützte Administratorrechte und Passwortmanagement sowie verschlüsselten Datentransfer, um das Abfangen von Druckaufträgen zu vermeiden.

Laut IT-Grundschutzkatalog müssen sich Unternehmen nicht nur gegen böswillige Attacken wappnen, sondern auch gegen Bedienfehler und technische Ausfälle. Um mögliche Störungen bereits im Vorfeld zu vermeiden, will Lexmark im Bereich der Managed Print Services (MPS) verstärkt die Analyse von Datenströmen nutzen. Im Rahmen der sogenannten »Preventive Services« überwachen und analysieren Analyse-Tools über 100 Datenpunkte von Sensoren in jedem Gerät. Somit sollen Präventivmaßnahmen ergriffen und potenzielle Probleme gelöst werden können, bevor sie überhaupt auftreten.

Managed Print Services werden zu Managed Document Services

Vergleichsweise simpel müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass immer genügend Verbrauchsmaterial zum Beispiel Toner und Papier verfügbar ist. Ab einer bestimmten Restmenge, die vom Verbrauch abhängig ist, muss neues Verbrauchsmaterial beschafft und bereitgestellt werden. Um dies zu gewährleisten, greifen Unternehmen verstärkt auf Flottenmanagementsoftware zu, wie Gerd König, Leitung Vertrieb beim DMS- und MPS-Systemhaus fido, bestätigt: »Flottenmanagement per Software wird von Kunden immer mehr angenommen, da sie sich keine Gedanken mehr über Tonerlieferungen, Technikereinsätze und Zählerstandsmeldungen machen müssen.« Generell möchte der Kunde so wenig wie möglich mit den Geräten beschäftigt sein und möglichst keine Stillstandzeiten haben. Unternehmen mit großen lokalen Druckerinfrastrukturen holen sich vermehrt Serviceverantwortliche der MPS-Dienstleister auf Vollzeitbasis ins Haus, um alle Service-Tätigkeiten, selbst den Toner-Wechsel, vornehmen zu lassen.

Prinzipiell stehen Druckerflottenoptimierung und Druckkosteneinsparungen noch immer auf der Anforderungsliste von Unternehmen, wenn es um die Auswahl von MPS-Partnern geht. Jedoch sind dies Routineleistungen, die grundsätzlich erwartet werden. Großen Wert legen die Verantwortlichen auf die Einbindung der Systeme in bestehende Software-/Archivierungslösungen und Workflowoptimierung. Managed Print Services entwickeln sich immer mehr zu Managed Document Services.