Ein Geschäftsbrief, der beim Eintreffen an das adressierte Unternehmen bereits digitalisiert wird, lässt sich schneller und effizienter bearbeiten als in Papierform. Hierfür benötigen Unternehmen zentrale elektronische Posteingangslösungen, die als Komponenten eines ECM-Systems zu verstehen sind. Trotz einem hohen technischen Entwicklungsstand, kommt es immer wieder zu trivialen Problemen.